Mẹo Quản Lý Tài Liệu Với Tủ Hồ Sơ Một Cách Chuyên Nghiệp

Tủ hồ sơ thanh lý giúp cho dân làm việc văn phòng có thể sắp xếp tài liệu, giấy tờ, giúp quản lý và lưu trữ các hồ sơ là điều hết sức cần thiết và quan trọng. Vậy phải làm sao để có thể quản lý tài liệu với tủ hồ sơ thanh lý một cách chuyên nghiệp và khoa học ? Hãy cùng nhau theo dõi một vài mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn có thể quản lý tài liệu, giấy tờ, hồ sơ một cách khoa học nhé.

Chọn Mua Tủ Hồ Sơ Thanh Lý Phù Hợp Công Việc

Mua tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Đối với những tủ hồ sơ có nhiều ngăn sẽ rất phù hợp với nhiều loại hồ sơ có kích thước khác nhau. Mỗi ngăn bạn có thể dùng giấy dán bên ngoài để phân chia theo từng chức năng của từng ngăn để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.

Mua tủ hồ sơ thấp: Đối với văn phòng có không gian nhỏ gọn chúng ta nên chọn những mẫu tủ hồ sơ thấp, tủ hồ sơ mini, tủ cabin (tủ hồ sơ di động) sẽ rất phù hợp. Loại tủ này giá thành khá rẻ đồng thời phù hợp với mọi không gian đặc biệt đối với không gian làm việc nhỏ gọn, diện tích hẹp giúp giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu trữ.

Sử dụng những mẫu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

Phân Loại Hồ Sơ, Tài Liệu Một Cách Khoa Học

Đối với việc bạn cứ để những bộ hồ sơ, tài liều chồng chất lên nhau, lẫn lộn với nhau mà không phân loại ra thì việc thất lạc, không tìm thấy hồ sơ, tài liệu các giấy tờ. Bạn nên phân loại hồ sơ theo từ loại như sau:

• Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý.
• Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
• Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…

Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu, Giấy Tờ Chuyên Nghiệp

• Khi sắp xếp hồ sơ, tài liệu, giấy tờ chuyên nghiệp thì tin chắc với bạn rằng việc tìm kiếm khi cần một cách nhanh nhất có thể, tiết kiệm rất nhiều thời gian dành cho bạn. Bạn nên sắp xếp theo các cách sau đây:
• Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, đang giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
• Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng.
• Sắp xếp theo kí tự: Bạn có thể phân loại hồ sơ theo kí tự chữ cái ví dụ như: A, B, C,… của hồ sơ.

Thiết Lập Danh Mục Cho Hồ Sơ

• Khi bạn thiết lập danh mục cho hồ sơ một cách hệ thống theo đơn vị, nếu bạn thiết lập được danh mục thì tin chắc rằng việc tìm kiếm hồ sơ, quản lý tài liệu một cách nhanh chóng.
• Nên tạo danh mục chính xác, cụ thể: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và lưu trữ thông tin dữ liệu vào máy tính về vị trí, thuộc tính, ô đựng. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
• Liên tục cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới khi cần thiết.

Lưu Trữ Quản Lý Tài Liệu Với Tủ Hồ Sơ Thanh Lý Chuyên Nghiệp

• Những bộ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ cần lưu trữ vào một vị trí nhất định trên tủ hồ sơ.
• Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
• Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
• Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
• Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Như bạn thấy rồi đấy, đối với công việc văn phòng bạn cứ nghĩ là rất đơn giản nhưng thật chất không hề đơn giản vì việc quản lý hồ sơ vô cùng quan trọng, công việc này đòi hỏi tính tỉ mỉ. Một khi bạn đã làm việc cẩn thận, bố trí hồ sơ, tài liệu, giấy tờ vào tủ hồ sơ thanh lý một cách khoa học thì công việc của bạn sẽ trở nên thuận lợi và diễn ra nhanh chóng. Hãy lưu lại bài viết Mẹo Quản Lý Tài Liệu Với Tủ Hồ Sơ Thanh Lý khi bạn cần đến hoặc chia sẻ cho bạn bè bạn đang làm văn phòng để giúp họ có thêm kinh nghiệm bạn nhé.

Chúc bạn thành công!

Mọi thắc mắc bạn đọc xin hãy liên hệ Thu Mua Bàn Ghế Hải Đăng theo địa chỉ: B15/21 – QL50 – Bình Hưng – Bình Chánh – TPHCM.

Mua Của Người Chán – Bán Cho Người Cần
HOTLINE: 0868.920.921
WEBSITE: thumuabanghe.net